物事の進め方と作業工程の理解～進め方のスキルで差がつく！～

皆さん、こんにちは。
アイエスエフネットのDC*の千葉です。

「やろう！」と思い立ったとき、つい勢いだけで進めてしまって、後から「あれ？忘れてた！」「もっと早く準備すればよかった…」なんてこと、ありませんか？
今回は、身近な題材として友人の誕生日パーティーを主催するという設定を通じて、物事をうまく進めるための“作業工程の洗い出し”と“進め方の考え方”について、ご紹介したいと思います。

＊DC（Director Candidate）：性別や国籍に関係なく、将来の幹部人材として選出された次期幹部候補者に対する、当社独自の人事制度です。

1　ゴールを明確にしよう
まずはゴールを「成功する誕生日パーティーとは何か？」と設定し、要件を定義することから始めましょう。

たとえば、

友人にとって忘れられない時間になる
参加者みんなが楽しめる
サプライズ要素を入れたい
予算は○○円以内　など

このように、まず「理想のゴール」をはっきりさせることで、その後の工程がブレずに済みます。

2　作業の全体像を洗い出す
ゴールが決まったら、そこに至るまでの工程をざっくりでいいのでピックアップしていきましょう。この段階では、細部にこだわらず「大きな塊」で捉えるのがコツになります。

たとえば、

日程と会場の決定
参加者のリストアップと招待
食事やドリンクの手配
飾りつけや演出の準備
当日の進行と役割分担
サプライズの内容を考える　など

3　それぞれの工程を細分化する
次に、それぞれの工程を細かく分けて、やるべきことを明確にしていきます。

前述の「1. 日程と会場の決定」を細分化した場合はこちらです。
　1-1. 日程の候補日を決める
　1-2. 参加可否アンケートを取る
　1-3. 想定人数の決定
　1-4. 人数規模から会場を選定
　1-5. 会場の仮予約

こうして分解することで、「あれ忘れてた！」という抜け漏れが起きにくくなります。

4　優先順位と締切を設定する
すべての作業には「順番」と「期限」があります。
パーティー前日になって「まだ場所が決まってない！」では、手遅れですよね。

まずは早めに押さえたい作業（会場、招待、サプライズ準備）
ギリギリでも大丈夫なもの（飾り付け、進行表の最終確認）

というように優先順位を整理し、それぞれのタスクに対して「いつまでにやるか」を決めておきましょう。

5　協力者を募る
内容や規模にもよりますが、物事を一人で抱える必要はありません。
うまく人を巻き込んだ方が効率よく物事を進められます。
たとえば、スタッフを募り、

ケーキの手配は、Aさん
会場予約は、Bさん
会場装飾は、数人で当日集合して準備

といった感じに、責任の所在がはっきりすると、当日もスムーズになります。
また、主催者としては、スタッフに振ったタスクの進捗管理も非常に大事なタスクとなりますので、この点も意識していきましょう。

6　振り返りを忘れずに
さて、誕生日パーティーが無事終了しました。
誕生日パーティーであればこれで終わりでもいいですが、実際にプロジェクトを終えた場合には反省会を行いましょう。
「どこがうまくいったか」「改善点は何か」を振り返り、次のプロジェクトに反映させることで品質が上がっていきます。
これを習慣化することで、次回以降のイベントや仕事でも工程を組み立てる能力が向上していきます。